Datenschutzhinweis für Taleward Communityserver

Stand: 24.10.2026. Dieser Hinweis gilt für die App Taleward in Verbindung mit dem Server „Taleward Communityserver“, den Taleward.org betreibt.

Verantwortlich

Taleward.org
Benjamin Welk
Goldacker 7
58675 Hemer
info@taleward.org

Was die App macht

Taleward nimmt Pen-&-Paper-Runden auf (nur mit Zustimmung aller Anwesenden), wandelt die Aufnahme in Text um und erstellt daraus eine Zusammenfassung („Kapitel“) und Vorschläge für die Kampagnen-Bibel. Die Spielleitung prüft alles, bevor die Runde es sieht.

Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: Benutzername, Anzeigename, Passwort (nur als Prüfwert gespeichert), Zeitpunkt der Zustimmung zu diesem Hinweis und der Altersbestätigung.

• Freiwillig: eine E-Mail-Adresse – nur, damit du dein Passwort selbst zurücksetzen kannst. Du kannst sie in der App jederzeit entfernen.

• Freiwillig, wenn du dich mit Discord anmeldest: deine Kennung bei diesem Dienst, dein Name und – falls vom Dienst bestätigt – deine E-Mail-Adresse. Zugangsdaten des Dienstes speichern wir nicht.

• Mitgliedschaften in Kampagnen: Rolle, Charaktername, Charakterbeschreibung und -hintergrund, Charakterbild, Kommentare, Antworten in Terminabstimmungen.

• Aufnahmen von Spielrunden und daraus entstehende Abschriften, Zusammenfassungen und Einträge.

• Freiwillig: ein Stimmprofil (Stimmabdruck), mit dem die App Stimmen in Aufnahmen wiedererkennt. Das ist ein biometrisches Merkmal; wir verarbeiten es nur mit ausdrücklicher Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die jederzeit in der App widerrufen werden kann.

• Technisch nötige Daten beim Aufruf des Servers (IP-Adresse, Zeitpunkt), nur für den Betrieb und die Abwehr von Missbrauch.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die Daten, um die Runden unserer Organisation zu dokumentieren und den Mitgliedern die Zusammenfassungen bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Nutzung des Angebots; bei Aufnahmen und Stimmprofilen Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – Einwilligung). Aufgenommen wird nur, wenn alle Anwesenden zugestimmt haben; die Zustimmung lässt sich in der App jederzeit widerrufen.

Wie lange wir Daten speichern

• Aufnahmen: werden in Text umgewandelt und bleiben zur Prüfung der Zusammenfassung auf dem Server, bis die Spielleitung das Kapitel freigibt, höchstens 7 Tage, und werden dann gelöscht. Kurze Hörproben je Stimme bleiben nur, bis die Spielleitung die Stimmen zugeordnet hat, höchstens 7 Tage.

• Stimmprofile: bis zum Widerruf; Löschen entfernt auch alles daraus Gelernte.

• Konto und Inhalte: bis zur Löschung des Kontos (in der App oder unter /konto-loeschen auf diesem Server). Beiträge zu gemeinsamen Kampagnen (Kommentare, Zusammenfassungen) bleiben danach ohne Namen als „Gelöschtes Konto“ stehen.

• Sicherungskopien: bis zu 14 Tage.

Wer die Daten sonst erhält

• Betrieb des Servers: netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland, Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
• Umwandlung von Aufnahmen in Text und, wenn eine Kampagne die Cloud nicht freigegeben hat, das Erstellen von Zusammenfassungen: auf einem Worker des Betreibers in Deutschland, ohne Weitergabe an Dritte.
• Für die Umwandlung von Aufnahmen in Text und das Erstellen von Zusammenfassungen, wenn die Spielleitung die Cloud für ihre Kampagne freigegeben hat: Mistral AI SAS, Paris (Frankreich, EU), als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
• Anmeldung mit Discord (freiwillig): Wählst du sie, meldest du dich bei Discord Netherlands BV, Schiphol Boulevard 195, 1118 BG Schiphol, Niederlande, an; der Dienst erfährt dabei, dass du dich bei uns anmeldest. Für diese Anmeldung ist der Dienst selbst verantwortlich; es gilt seine Datenschutzerklärung. Discord übermittelt Daten auch in Länder außerhalb der EU, etwa in die USA, und stützt sich dafür nach eigenen Angaben auf Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission und das EU-US Data Privacy Framework.
• E-Mails zu deinem Konto (Adresse bestätigen, Passwort vergessen) und Nachrichten an info@taleward.org verarbeitet für uns die Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org), Schwedter Straße 9a, 10119 Berlin, Deutschland, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden nur in der EU bzw. im EWR verarbeitet.
• Innerhalb einer Kampagne sehen die Mitglieder, was die Spielleitung freigibt. Abschriften, Vorschläge und geheime Notizen sieht nur die Spielleitung.

Guthaben und Zahlungen

Wenn du als Spielleitung Guthaben nutzt, speichert der Server dazu: Buchungen (Betrag, Zeitpunkt, Art, zugehörige Verarbeitung), Bezahlvorgänge (Betrag, Gebühr, Zahlungsanbieter, dessen Kennung des Vorgangs, Zustand, Zeitpunkt und Fassung deiner Zustimmung zum sofortigen Beginn) und deine Einstellungen zum Guthaben. Kartendaten, Bankverbindungen und Zugangsdaten zum Zahlungsanbieter sieht und speichert der Server nicht. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO mit § 147 AO).

Bezahlt wird auf den Seiten von:
- Stripe Payments Europe, Limited, One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland
- PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg

An den Anbieter gibt der Server nur den Betrag, die Währung und eine interne Kennung des Vorgangs weiter – keine Namen, keine Kampagnen- oder Runden-Inhalte. Was du dort selbst eingibst (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten), erhebt der Anbieter in eigener Verantwortung, auch zur Betrugsabwehr; es gelten dessen Datenschutzhinweise (stripe.com/de/privacy, paypal.com/de/legalhub/privacy-full). Beide Anbieter können Daten auch in die USA übermitteln; sie stützen sich dafür nach eigenen Angaben auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln.

Buchungen und Bezahlvorgänge bewahren wir 8 Jahre auf (Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege), gerechnet ab Ende des Kalenderjahres der Buchung. Löschst du dein Konto, bleiben sie bis dahin ohne Bezug zu deiner Person. Ist noch Guthaben zu erstatten, behalten wir dafür deine E-Mail-Adresse, bis erstattet ist, höchstens 90 Tage. Eine Bankverbindung, nach der wir für eine Erstattung per Mail fragen, bleibt nur im Postfach und wird nach der Überweisung gelöscht.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen. In der App kannst du deine Daten selbst exportieren und dein Konto löschen (auch ohne App unter /konto-loeschen). Für alles andere wende dich an info@taleward.org. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Mindestalter

Die App ist für Personen ab 16 Jahren gedacht. Jüngere brauchen die Zustimmung ihrer Eltern.